日本に戻って、ことの外忙しい毎日を送ってます。帰国当時はやっぱ日本はいいなーと思っていましたが、やっぱベトナムの方がいいですねww


丁度今月は年度方針の作成とTSと言う認証(ISOみたいなもん)が重なり毎日地獄のような日々を送っています。

また、部下の資料の出来が悪くて結局自分で作る事になったり、年度方針の説明会や仕入先の年間指導会のキックオフがあったりと、ベトナムでのマッタリした時間が本当に懐かしく感じています。

特に部下達の作る資料の中身が余りにも良くないので、今までちゃんと指導してこなかった自分を責めてみたり。

まぁそんな日々を過ごしています。

読者さんの中にリーマンの方で色んな資料を作る立場の人も居ると思います。釈迦に説法とは思いますが、報告書作りの基本について少しだけ。


まず、作ろうとしているものは何を伝える目的なのかでストーリーや見せ方が変わります。

例えばQCサークルやプロジェクト活動、昇進試験の事例発表なんかの成果を報告する場では結果よりも、そこまでに至ったプロセスに重点を置いて説明資料を作ります。

特に大事なのはそれに取り組んだ背景(理由)が会社や部・課の方針とベクトルは合っているのか、また自分の置かれた立場で取り組む優先度は高いのか。

取り組みの目標値と達成までの期間の妥当性にも注意が必要です。目標値はなぜそうなったのか、なぜその設定した期間でやらなければならないのかも、きちんとしたロジックが必要です。

そしてプロセスの説明には必ず自分の考えや行動、そして自分の強みを活かしながら進めてく事のアピールも必要です。


また、目的を達成するために何が問題で何が課題なのか。その辺も明確にする必要があります。そしてその課題を克服する為に自分の人脈や立場で関係部署も巻き込んでチームとして如何にアウトプットを出したのか。

職位によっては自分の力だけで目的を達成する事よりも部下や上司、関連部署などの周囲を如何に動かして行くかのマネジメント面のアピールも必要です。



一方、結果の報告を目的に報告書を作成する場合は中身が変わってきます。相手は早く結果を知りたいわけですからプロセスの説明は至ってシンプルにして核心部分を分かりやすくする必要があります。

場合によっては結果を先に言ってから、その結論に至った説明を後から簡潔に要点を押さえて付け加えると言った方法もアリです。

よく聞く側から説明の途中で



「で、結論はなんなんだ!結論から先に言え!」


と言われた事がある人も居るのでは無いでしょうか。

品質不良や事件や事故、様々な問題などの第一報報告やお金に絡む稟議書などは、最初に結果や幾ら必要なのかなど相手が一番興味がある部分を伝える事が必要となります。




また、説明資料に文章が多いのも問題です。まず、相手が読む気になりません。できる限り表やグラフ、フロー図や写真などで視覚的に伝えていく工夫も必要となります。

そしてグラフには必ず伝えたい事を添えておく事。例えば前年よりも30%増えたとか、トレンドで見ると減少傾向だとか、伝えたい事を簡潔にグラフに添えると相手は理解しやすくなります。

また余分なデータは極力載せないこと。若手社員の報告書に良くあるのが「一応載せておく」みたいな感覚でストーリーから見ると関係無いグラフが多いです。

例えば今年の年間不良の月別の棒グラフを毎月のトレンドで説明されているとします。伝えたいのは下半期に不良が増加したこと。

下半期に不良が増えたのは工場の移転と人員の変動が原因だと言う分析結果を言うのに関係無い不良内容別の円グラフを取り敢えず貼ったり。

要するに色んな分析を多角的にしたのでしょうが、報告書にはストーリーに影響しないデータは幾ら時間をかけて調べたとしても載せるべきでは無いのです。



話は尽きないのですが眠たくなったのでここまでで。まぁ最後まで読んだ人は少ないと思いますけどww

愚痴を含めて個人的な書き込み、失礼しました。マジでこっちの心がやられちゃいますわ。